2020年，我的極簡高效生活管理法

摘要： 經(jīng)常有讀者問到,我平時如何管理任務(wù)、知識、各種瑣事……所以,索性做了這么一個總結(jié)。也算是年底回顧的一環(huán)。希望能夠為你新的一年,提供一些啟發(fā)。: )1. 工作許多朋友可能會覺得:我手...

經(jīng)常有讀者問到,我平時如何管理任務(wù)、知識、各種瑣事……

所以,索性做了這么一個總結(jié)。也算是年底回顧的一環(huán)。

希望能夠為你新的一年,提供一些啟發(fā)。: )

1. 工作

許多朋友可能會覺得:我手里有那么多事情、項目要做,一定非常忙吧?日程表排得密不透風(fēng)那種?

其實不是的。

我奉行一個原則,叫做「彈性原則」。什么意思呢?一件事情到了手上,我第一時間一定會去思考:

• 這件事情不做會有什么影響?能不能不做?

• 這件事情最晚什么時候需要完成?

• 我能否把它移交給別人?能否簡化掉任何部分?

• 我需要做到什么程度為止?60分、80分,還是100分?

在這種情況下,我會先對手上所有的事情做一個整體的檢視,再挑出那些不得不做的,給它們安排一個大致的時間范圍。

這就是我之前提到過的「全景思維」:一定不要著眼于每一件任務(wù),而是不斷地把視角在「整體」和「局部」之間來回轉(zhuǎn)移,先對自己的一整周、一整天做一個大致規(guī)劃,做到心里有數(shù),再集中精力,去處理那些「不得不做」的事。

因此,我這兩年進(jìn)一步簡化了自己的工作管理清單,現(xiàn)在只留下這么三個:

• 本周安排:所有需要在這周內(nèi)完成的事情

• 持續(xù)跟進(jìn):沒有時間限制,但需要時不時去跟進(jìn)的事情

• 安排規(guī)劃:除此之外的其他事情

簡而言之,流程是:

1)當(dāng)拿到一個新任務(wù)時,我會先用上面的「彈性原則」問一下,如果能不做,直接丟掉。

2)如果必須得做,我會去思考:它最晚的截止時間是多少?如果是本周,則留出一定的提前量(避免自己陷入「帕金森效應(yīng)」),再把它排進(jìn)「本周安排」,寫上具體的日子。

在丟進(jìn)「本周安排」時,也有幾個 Tips:

(1)我會首先給自己每天預(yù)留大約4-5小時的時間。然后,預(yù)估這項任務(wù)所需要的時間,再看周一是否已經(jīng)排滿。如果滿了,就看周二;如果也滿了,就看周三……以此類推。

(2)如果這項任務(wù)會「鎖住一段時間」(比如周六下午需要開一場會議),我會標(biāo)上具體的時間段,告訴自己:這段時間已經(jīng)被鎖住了,記得從每天的「預(yù)留時間」里扣除掉。

(3)如果這項工作沒有明確的截止時間,我就丟進(jìn)「本周安排」,但不加日期。這樣當(dāng)按日期排序時,它就會出現(xiàn)在「無日期」里,再見縫插針去做。

3)如果這個任務(wù)是一個長期的、跟進(jìn)性質(zhì)的事項(比如跟進(jìn)外包出稿),那么就丟進(jìn)「持續(xù)跟進(jìn)」。

4)如果都不是,則扔進(jìn)「安排規(guī)劃」里面。

5)然后,每周日,我會對所有「本周安排」里面的事情做一個總體回顧,再打開「安排規(guī)劃」,按照前面的流程,把所有有待完成的事項,繼續(xù)分門別類丟進(jìn)這三個清單里面。

這樣的好處在于:一方面,你可以保持自己的任務(wù)清單非常清爽,能夠高效聚焦到「所有必須做的事情」上;另一方面,當(dāng)你切換到「全景模式」時,你又能對大局有一個清晰的縱覽,對自己的時間分配心里有數(shù)。

可能有些朋友會記得我在 中提到的「AFD 管理法」。這個方法被棄用了嗎?當(dāng)然不是。我會用另一個維度 —— 標(biāo)簽,來作區(qū)分。

簡而言之,所有的任務(wù)默認(rèn)都是「Action」(行動)。而如果它屬于「Focused」(思考)或「Dessert」(恢復(fù)精力),就給它打上一個 F 或 D 的標(biāo)簽。這樣,需要時,點(diǎn)擊標(biāo)簽,就一覽無余了。

另一方面,標(biāo)簽的另一個妙用,是用來作「情境篩選」。

比如我經(jīng)常出門,那就會設(shè)一個標(biāo)簽,叫做「在外」。平時需要出外做的事情,通通打上這么一個標(biāo)簽。等我下次外出時,忙完手頭的事情,就會打開這個標(biāo)簽,看一下,有什么事情可以順手解決掉。

再比如,我平時會收藏一些有趣有用的學(xué)習(xí)材料、文獻(xiàn),但我不會把它們丟在收藏夾里,而是在任務(wù)清單建一個標(biāo)簽,叫做「學(xué)習(xí)」。這樣,當(dāng)我騰出整段時間時,打開這個標(biāo)簽,就能看到所有「待學(xué)習(xí)」的資料。

再比如,我經(jīng)常去深圳出差,那我甚至?xí)陆ㄒ粋€標(biāo)簽,叫做「深圳」。把所有想去的店、想逛的地方、想體驗的東西,全部打上標(biāo)簽。這樣,就非常方便我按圖索驥。

簡而言之:我會用兩個維度對自己的任務(wù)進(jìn)行拆分和安排。一個是清單,它是一個固定的分解,用來安排和規(guī)劃日程;另一個是標(biāo)簽,它可以靈活按照自己的實際情況去設(shè)計,涵蓋所有可能涉及的情境,方便你第一時間做出篩選。

下面是一些相關(guān)的舊文,可以參考:

2. 信息

在各位讀者向我咨詢的問題里,最常見的問題之一,就是:L先生,你究竟是怎么做自己的知識管理的?

其實說來慚愧,我不怎么做知識管理 —— 因為我所奉行的原則,是「流」的原則:

一切知識必須能夠流動起來,用起來,它才會產(chǎn)生價值。否則,就只會成為「死物」而已。

想一想,你有多少文章、鏈接、信息,堆積在倉庫里,從來不曾用過?

所以,我現(xiàn)在用的筆記結(jié)構(gòu),是我從「流」的特性出發(fā),結(jié)合知識體系構(gòu)建的原理,重新優(yōu)化的「INK-P」筆記法。

具體而言,它分為 4 個筆記本:

Inbox(待處理):所有一切接收到的信息,全部放在這里,再定期慢慢分發(fā)。

Note(備查):從 Inbox 得來的知識點(diǎn),當(dāng)我把它補(bǔ)充完善之后,就把它做成一張知識卡片,存入 Note 里面。

Knowledge(主題):對應(yīng)著我在 中講的「主題」。簡單來說,它包含兩種:

一是我對一個小的主題的積累和闡述 —— 比如「行為遺傳學(xué)」和「為什么人會越來越狹隘」。但凡產(chǎn)生新的想法、獲得新的認(rèn)知,我就把它們放進(jìn)去,補(bǔ)全這個主題;

二是一些長期有效、需要時刻更新的東西。比如推薦給大家的書單,我?？吹男畔⑶?后面也會總結(jié)出來分享給大家),關(guān)注的全球大事件,等等。

最后,這些信息的歸宿,都會去到Project(項目)里面。一旦我覺得對一個主題的理解足夠完整了,得出了一些結(jié)論,我就把它移動到 P 里面,要么作為文章輸出出來,要么,作為一個方法論或方案,在實踐中試行,并把反饋、心得和注意點(diǎn)更新到這頁筆記里面。

另外還有一個筆記本,「歸檔」,下面會提。

這里著重提一下 Inbox。

它同樣有兩個作用。一方面,它作為一個收集箱而存在:我所有第一時間產(chǎn)生的想法、獲得的知識,包括靈感、備忘錄、讀書筆記,都會先丟到 Inbox 里面,等待分發(fā)。

另一方面,它又可以作為一個工作桌:放在 Inbox 里面的東西,就是我還沒有「完全處理妥」的信息。我只要打開 Inbox,就可以知道,我還有哪些信息需要處理,需要把它們用起來,或者內(nèi)化。

舉個例子:我做智識營的時候,當(dāng)我產(chǎn)生任何靈感時,我就會在 Inbox 里新建一頁筆記,把靈感寫上去,然后打個標(biāo)簽「智識營」。

直到我將其中某幾頁筆記整合起來,完成一篇延伸閱讀,或者成為某一課的某個知識點(diǎn),我再把新的這個產(chǎn)出,放到 P 里面,留著更新和備用;把這些原材料直接刪掉,或者從 I 里面放到「歸檔」筆記本里。

這就是一個完整的「流」:

1. 所有的信息統(tǒng)一收集到 I 里面,并時刻提醒我,我還有多少信息「待處理」;

2. 經(jīng)過主題閱讀補(bǔ)充完善的信息,做成一張知識卡片,放進(jìn) N 里面,備查;

3. 把若干張知識卡片整合起來的結(jié)果,或者需要時刻更新的內(nèi)容,放到 K 里面;

4. 最后,這些成果若是能夠?qū)嵺`、輸出、應(yīng)用,再轉(zhuǎn)移到 P 里面,成為一個「項目」。

更進(jìn)一步,信息處理和任務(wù)清單,其實是必須要結(jié)合起來的。

比如:放進(jìn) P 里面的項目,我會把它進(jìn)行拆解,分拆成可以行動的步驟,再寫進(jìn)任務(wù)清單的「本周安排」里面。

舉個例子:我剛接觸到一款不錯的軟件,那么可能會在 P 里面新建一頁筆記,標(biāo)題為「XX軟件使用體驗」。然后在前文的任務(wù)清單里寫上「試用XX軟件」和「記錄試用體驗」。

等我試用完成,我再把體驗和感受,更新到筆記本的「XX軟件使用體驗」里面。

這樣,就完成了一個流動的「流」,一個完整的閉環(huán)。

另外,我做任何筆記時,如果有一些行動的想法(比如查詢某個術(shù)語),我會標(biāo)上「td」(表示 todo)。這樣,當(dāng)我每天整理、檢閱時,搜一下「td」,就能找到所有需要采取的行動,再分門別類寫入任務(wù)清單里。

下面是一些相關(guān)的舊文,可以參考:

3. 項目

這里的「項目」跟信息里面的 P 有什么區(qū)別呢?為什么要單獨(dú)拎出來呢?

你可以理解為:信息里面的 P,是小項目 —— 比如一篇文章的構(gòu)思,一個軟件的試用……而這樣的「項目」,是大項目。它一般長達(dá)幾個月,有非常繁瑣的信息和任務(wù),需要不斷去干預(yù)和跟進(jìn)。

那么,我會在 P 里面,新建一頁筆記,叫做「項目總控」,把所有這樣的項目通過筆記內(nèi)鏈放進(jìn)去,作為一個總的索引。

然后,對每一個具體的大項目,我會再分別做一頁筆記,把它分成三部分:

• 跟進(jìn):需要我主動去做的事情。

• 記錄:每次有大的動作、或是取得了階段性成果,就把它的概況記下來。

• 備忘:跟項目相關(guān)的信息,方便及時查閱。

還是拿智識營為例。在我的「智識營2.0」項目筆記里面,「跟進(jìn)」,可能就包含諸如:還有哪幾課的內(nèi)容有待梳理;要加入哪些知識點(diǎn);要出哪些資源分享和延伸閱讀……;

「記錄」,可能就包含:幾月幾日完成某一課的錄制,哪些地方可能是重難點(diǎn),等等。

「備忘」,可能就包含比較重要的鏈接,比如大本營地址,課件下載地址,總索引地址,等等。

這樣,這個項目進(jìn)展到哪里,還有哪些要做的事情,就一目了然了。

下一步,就是把「項目」跟「工作」掛鉤起來。

這里,項目筆記里面的「跟進(jìn)」,是我用來整理思路的地方。每次需要推進(jìn)項目時,我就把腦子里的想法列出來,縱覽一遍。確實需要做的,寫入「任務(wù)清單」里面;其他存在的問題、障礙、可能性,留在「跟進(jìn)」里面,等待我進(jìn)一步去加工和處理。

同樣,在任務(wù)清單里,做完了一件事情,我會在每天結(jié)束前,對自己每天做一個回顧,再把重要的信息寫進(jìn)「記錄」里面。

當(dāng)一個項目徹底完成了,它里面的「跟進(jìn)」和「記錄」,就會成為我復(fù)盤的絕佳工具,可以為我提供當(dāng)時的經(jīng)驗、思考和心路歷程;它的「備忘」,也很方便我進(jìn)行鉤沉,找出之前用過的信息。

這時,我會給它的標(biāo)題標(biāo)上「已完成」,放進(jìn)歸檔里面,或者留在 P 里面,以備不時之需。

4. 生活

以上幾點(diǎn),就是我生活里較為主要的部分。接下來聊聊一些輕松的。

1)日記

我會在每天晚上大約9-10點(diǎn),對自己的一整天做一個回顧,記錄今天做的事情、學(xué)到的東西、留下的想法 —— 其實瞥一眼任務(wù)清單、項目筆記和 Inbox 就行了,很輕松。

這些日記放在哪兒呢?同樣,我會在筆記軟件新建一個筆記本,叫「日記」,再按照月份新建筆記:如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……

這里要給大家推薦的一個小習(xí)慣,是:我會在每一頁日記的最上方,留出一片空白,用來寫「每周精華」。

什么意思呢?當(dāng)我結(jié)束這一天的學(xué)習(xí)和工作,我會把那些最重要的收獲和成長,寫在這個「每周精華」里面。直到完成一個月的日記,湊齊了4份「每周精華」,再在上面寫一個「每月精華」。里面留下的,就是這個月最精辟的總結(jié)和思考。

這樣,當(dāng)我打開「2019.11」這一頁時,我先看到的是最上面的「每月精華」,再往下,是4個「每周精華」,接著往下,才是每一天的具體記述。

這可以非常有效地幫助你,對自己的生活進(jìn)行總結(jié)、提煉和思考,更具體地看到自己每一天的成長。

(2)財務(wù)

我自己試用過很多記賬法,但全部以失敗告終 —— 原因很簡單:我實在受不了這樣的生活:每一筆收入和支出都要巨細(xì)靡遺地寫下來,如果發(fā)現(xiàn)賬不平,就要去檢索自己的賬單,看漏了哪一筆……

對于我這樣的懶人來說,這實在太麻煩了。

所以,我現(xiàn)在的記賬思路,是這樣的:采用「預(yù)算編制法」。每年給自己編制一個預(yù)算,然后每周、每月統(tǒng)計一下支出,大概看一下有沒有超預(yù)算,就可以了。

這種思維,就叫做「黑箱思維」:我們把具體的出賬入賬看作一個黑箱,那么,只需要抓住起點(diǎn)(預(yù)算)和終點(diǎn)(總支出),就可以了。

具體怎么操作呢?

首先,一切支出都可以劃分為「固定支出」和「可變支出」。前者諸如房貸,車貸,孩子教育費(fèi)用,長輩補(bǔ)貼家用……這些支出每年基本是穩(wěn)定的,不會有太大變化。

而「可變支出」呢,其實也可以分為兩部分:正常值,以及異常值。

什么意思呢?其實,每個人的生活軌跡,大致都是趨于穩(wěn)定的:每個月的吃穿用度,大抵會在一個平均值附近波動。所以我們主要跟蹤的,就是那些超出了「日常生活」的「大額支出」。

比如:朋友結(jié)婚的紅包,家里添置的電器,旅游費(fèi)用,諸如此類。

所以,我的建議是:直接建立一張 Excel,分成三部分:

• 固定支出:每年所有的固定支出,直接算出一個總值。

• 大額支出:給自己設(shè)定一個閾值(比如500、1000),當(dāng)每次產(chǎn)生超閾值的支出時,就記下來。

• 預(yù)算及日常支出。詳見下文。

第三點(diǎn)非常簡單。把所有可變支出綁定同一張銀行卡,或者同一個賬號。這樣,每個月做總結(jié)時,只需要看一下當(dāng)月的「期初余額」+「轉(zhuǎn)入總額」,減去「期末余額」,再減去「大額支出」,就能看到自己這個月的「正常值」是多少。

用這套方法,你就可以擺脫繁瑣、無謂的記賬操作,任何時候?qū)忛嗩A(yù)算和實際消費(fèi),都能一目了然。

3)物品

每個人的家里肯定都有一堆物品。可能是你趁打折時淘來的囤貨,也可能是你旅行時收集的紀(jì)念品……它們或許有用,或許無用,但總是免不了要面臨一個問題:

家里的收納空間越來越滿,各種物品日益劇增;但需要用到某件東西的時候,卻老是找不到。

所以,我會建議你用一個「四象限整理法」,來處理家里的物品。

簡而言之,可以每個季度對所有物品做一次大整理,然后按照這個策略去歸類、行動:

再配上收納箱、收納盒,貼上標(biāo)簽,就能做到井井有條了。

最后,附上一個簡單的流程梳理:

一切策略都要保持一個平衡:足夠輕巧,可以無需耗費(fèi)腦力去踐行;同時又足夠完備,能夠?qū)ι钇鸬揭?guī)范作用。

另外,也要切記一句話:

一切方法,最終一定要以「適合自己」為導(dǎo)向。

一定不是人去適應(yīng)方法,而是方法去適應(yīng)人。

與大家共勉。: )